Co sprawia, że planowanie pozwala Ci osiągać cele?

Jak często zdarzało Ci się planować, ale w rezultacie zabrakło działań i realizacji? Ile razy przyszło Ci gubić drogę i już jej nie odnajdywać?

Mapa skarbów

Wyruszyłem na poszukiwanie skarbu

Pamiętam ten moment, kiedy jako świeżo upieczony absolwent Politechniki Szczecińskiej, postanowiłem znaleźć pracę w zawodzie. Byłem uparty i przekonany, że zainwestowanie tylu lat w studia i później robienie czegoś innego, jest skandalicznie nieproduktywne. Skupiony na celu, po miesiącach tułaczki od jednego zajęcia do drugiego, w końcu znalazłem pierwszą pracę przypominającą wyuczony zawód.

Oto jest! Moja pierwsza rola, w której bez doświadczenia dostałem zadanie zastąpienia utalentowanej kierowniczki, która zasłużenie chwilowo odeszła na urlop macierzyński.

Pierwotnie miałem być specjalistą od sprawdzania, czy czerwone jest czerwone, a zostałem Pełnomocnikiem Dyrektora Poważnego Zakładu Produkcyjnego.

Zaczęło się planowanie!

Czym zająć się w pierwszej kolejności? Kiedy złożyć sprawozdanie środowiskowe do Urzędu Marszałkowskiego? Ile pali Volvo Dyrektora Generalnego? Ile pali Dyrektor Generalny? Same pytania. Brak odpowiedzi.

Mam plan!

Tak mi się na tamten moment wydawało. Przez parę lat moje planowanie polegało na wypisywaniu listy zadań i przepisywaniu jej w co tydzień w kalendarzu, z wyłączeniem zadań, które spektakularnie ukończyłem. Większość zadań sprytnie zadomowiła się w kalendarzu i przez parę miesięcy zapisała się w historii bardziej, niż ja.

Odnalazłem Świętą Trójcę Planowania

Święty Graal Planowania

Zainwestowałem parę dobrych lat mojej kariery, żeby odkryć ten sekret. Jak zwykle świat nie okazał się tak skomplikowany, na jaki pozornie wygląda.

  1. Co, czyli co konkretnie jest do zrobienia?
    Opis wykonania zadania. Jeżeli opis zajmuje więcej, niż jedno zdanie, to dzielimy na dwa mniejsze zadania.

    Przykład: napisać artykuł o planowaniu na blog SferaLidera.pl

  2. Kto, czyli kto konkretnie jest właścicielem zadania?
    Zadanie musi mieć swojego właściciela, który ma imię i nazwisko. Jeżeli za zadanie odpowiada więcej, niż jedna osoba, to ta druga myśli, że odpowiada za nie ta pierwsza i na odwrót.
    Właścicielem nie jest Zespół, Dział, ani Firma. Właścicielem jest konkretna osoba, która opiekuje się wszystkimi aspektami, detalami i niuansami zadania. To ona jest ekspertem i wie wszystko o zadaniu.

    Przykład: Przemysław Okoń

  3. Do kiedy, czyli jaki jest ostateczny termin wykonania zadania?
    Termin wykonania zadania to konkretny tydzień, dzień, a czasami godzina. Decydującym sekretem jest Prawo Parkinsona, które mówi o tym, że wykonanie zadania potrwa tyle, ile czasu na nie przeznaczymy. Kluczową praktyką jest buforowanie terminu ukończenia zadania w dwóch wariantach:

    -do ukończenia zadania potrzebujesz danych wejściowych od Twojego zespołu i jasno informujesz o Twoim terminie, przez co zespół wie, ile czasu dodatkowo zostaje do końcowego terminu. W takim przypadku zostawiasz bufor (godziny, dni, tygodnie w zależności od zadania) pomiędzy ukończeniem zadań przez zespół a ukończeniem Twojego zadania. Taki przypadek stwarza zagrożenie, że Twój zespół potraktuje bufor jako dodatkowy czas na wykonanie zadania zgodnie z Prawem Parkinsona.

    -do ukończenia zadania potrzebujesz danych wejściowych od Twojego zespołu i nie informujesz o Twoim terminie. Taki wariant jest bardziej bezpieczny w optyce wykonania zadania na czas, aczkolwiek może wystawić zaufanie zespołu na próbę, kiedy zauważą, że notorycznie zabezpieczasz się dodatkowym czasem.

    Przykład: nowy artykuł na blogu wychodzi we wtorek, więc termin napisania: do poniedziałku.


    Który wariant wybrać?
    Kompozycje obu z priorytetowym uwzględnieniem reakcji zespołu. Zaufanie i dialog jest ważniejsze, niż najbezpieczniejszy bufor.

Jak prawidłowo zaplanować zadanie?

Przykład: Przemysław Okoń (kto?) napisze i opublikuje artykuł o planowaniu na blogu SferaLidera.pl (co?) do poniedziałku (do kiedy?).

Kiedy planowanie się zazwyczaj nie udaje?

  1. Zadanie nie jest precyzyjnie określone i opisane.
  2. Opis zadania jest dłuższy, niż jedno zdanie.
  3. Nie ma właściciela zadania. Przydzielanie zadania Działowi, Firmie, Zespołowi, to przydzielanie zadania wszystkim, czyli nikomu.
  4. Właściciel planu nie przegląda regularnie postępu realizacji zadań.
  5. Termin wykonania nie jest jednoznacznie określony.
  6. Termin wykonania jest nierealny do osiągnięcia.
  7. Właściciel planu nie zebrał wszystkich zadań w jednym miejscu.
  8. Właściciel planu nie udostępnił planu zespołowi.

Planowanie a Narzędzia

Będzie szok i niedowierzanie. Nie potrzebujesz żadnych specjalnych super turbo płatnych narzędzi. Im bardziej skomplikowane narzędzia, tym gorzej.

Wystarczy arkusz w excelu i trzy kolumny: co, kto, do kiedy. Reszta to tylko dodatki i estetyka.

Jeżeli jednak lubisz zaawansowane narzędzia, to polecam AIrtable, z którego korzystam do planowania moich celów i współdzielenia planów z moim zespołem.

Airtable

Załóż bezpłatne konto z moim linkiem polecającym (dostanę 10 dolców w Airtable na funkcje premium).

Podsumowanie

W każdym planie zawrzyj trzy kluczowe elementy:

1. Co?
2. Kto?
3. Do kiedy?

Prośba

Odwiedź mój Instagram i zaobserwuj mój profil.

Dziękuję, że jesteś i wszystkiego dobrego!
Przemysław Okoń