Nowoczesne Zarządzanie Zespołem W 5 Minut

Zarządzanie Zespołem stawa Ci więcej pytań, niż daje odpowiedzi? Jesteś w dobrym miejscu!

Dawno temu byłem szeregowym pracownikiem i cierpiałem na Syndrom Posiadania Średnio Kompetentnego Lidera (przynajmniej w moich oczach) i zastanawiałem się, jak wygląda zespół prowadzony przez lidera, który jest uzbrojony w nowoczesne narzędzia i nie stosuje systemu negatywnej motywacji przez piętnowanie, kary, upokarzanie i kreślenie błędów.

Teraz fantazje zamieniły się w rzeczywistość i w mojej skrzynce narzędziowej wylądowało Przywództwo Służebne, czyli Nowoczesne Zarządzanie Zespołem.

Jak działa precyzyjny mechanizm?

Wyobraź sobie precyzyjny mechanizm złożony ze współpracujących bezszelestnie kół zębatych, wykonanych z laserową dokładnością. Nie ma znaczenia wielkość kół i materiał, z jakich zostały wykonane. Kluczowe jest to, jak ze sobą współdziałają i jak wspólnie powodują, że mechanizm płynnie wykonuje bezstratną pracę.
Przyjrzyj się uważnie temu mechanizmowi, ponieważ do złudzenia przypomina Twoją firmę, a Ty jesteś jednym z kół. Zazwyczaj w odróżnieniu od innych kół, Ty jesteś tym, które napędza i decyduje o prędkości obrotu i działaniu całego mechanizmu.

Co sprawia, że mechanizm działa poprawnie?

Najczęściej wszystko zależy od koła prowadzącego, czyli stanu Twojego umysłu. Przez lata autorytatywną, czasami agresywną, postawę uważano za największy motywator w organizacji. Przecież biologicznie nic lepiej i szybciej nie zmusza do działania, niż strach i zagrożenie, które są priorytetem Twojego mózgu w procesie podejmowania decyzji.
Gdyby jednak istniała sprawdzona alternatywna postawa, która pomaga skutecznie osiągać cele Twojej firmy i jednocześnie sprawia, że pracujący dla Ciebie ludzie stają się szczęśliwi, co czyni Cię dwukrotnie bogatym, to sprawdzasz, jak to można zrobić, czy jednak zostajesz przy staromodnych coraz mniej skutecznych i niejednokrotnie krzywdzących metodach?

Przywództwo służebne jako współczesny napęd zarządzania zespołem

„The Servant as Leader” (sługa jako lider) to tytuł eseju, który napisał Robert K. Greenleaf w 1970. Przyjmuje się, że od tego momentu zaczęto mówić o służebności, jako stylu przywództwa. Służebny styl przywództwa istnieje od wieków i stosowali go Nelson Mandela, Matka Teresa, Martin Luther King, czy Mahatma Gandhi. Konieczne jest tutaj odróżnienie służby od służalczości. Przywództwo służebne nie odwraca ról lider – członek zespołu, tylko wręcza liderowi narzędzia, dzięki którym zachowuje on pozycję przywódcy i jednocześnie pomaga swojemu zespołowi osiągać cele.

Model najczęściej spotykanej klasycznej hierarchii stanowi punkt wyjściowy do transformacji w model przywództwa służebnego.

Przywództwo Pozycyjne – hierarchia klasyczna

Model klasyczny zakłada pełną odpowiedzialność po stronie lidera, część operacyjną oddaje w ręce zespołu i w rezultacie klienta, wobec którego zespół jest pierwszym kontaktem. Taki układ sił buduje środowisko, w którym zespół jest mentalnie ograniczony ze względu na zredukowaną odpowiedzialność i za priorytet przyjmuje spełnienie oczekiwań lidera, zamiast klienta.

Prawdopodobnie spotkałeś się z sytuacją, w której przedstawiciel serwisu klienta był związany przez niemoc decyzyjną i jedyne co mógł zrobić, to podsumować Twój problem poprzez: „nie da się”, „to niezgodne z polityką firmy” lub „proszę przyjść później, ponieważ dzisiaj nie ma kierownika”. To typowy efekt klasycznej hierarchii nastawionej na zadowolenie lidera.

Jak przesiąść się z organizacyjnego Poloneza do Bentleya?

Szanujemy klasyki motoryzacji, natomiast ich miejsce jest w muzeum postępu technologicznego i służy jako sentymentalna podróż do przeszłości. Podobnie w przypadku przywództwa, czas przesiąść się do szybkiej skutecznej, potężnej i eleganckiej maszyny tak, aby znacząco zwiększyć prawdopodobieństwo zwycięstwa we współczesnym biznesowym wyścigu.

Przywództwo Służebne – hierarchia odwrócona

Odwrócenie klasycznego modelu przekierowuje energię organizacji do klienta, czyli sprawia, że to klient staje się liderem, zespół przejmuje odpowiedzialność, a lider organizacji przyjmuje postawę wspierającą – służebną. W modelu odwróconym zadaniem lidera jest wyposażenie zespół w zestaw niezbędnych narzędzi, poprzez delegowanie zadań i uprawnień oraz doraźne reagowanie na potrzeby.

Skuteczne prowadzenie zespołu w odwróconej strukturze wymaga użycia trzech podstawowych taktyk, które spełniają swoje zadanie niezależnie od branży i typu organizacji:

1. Zdefiniuj i zakomunikuj wartości, wizję, przyczyny i cele.

Podstawą motywacji jest przyczyna i cel, które odzwierciedlają wizję i wartości organizacji. Bez jasno określonego celu, zespół wyznaczy swoje własne cele i będzie je konsekwentnie realizował. Bez jasno określonych wartości, zespół dobierze własne wartości, które niekoniecznie muszą być spójne z wizją lidera.

2. Oddeleguj zadania i uprawnienia.

Od teraz zespół przejmuje odpowiedzialność, wobec czego musi zostać do tego solidnie przygotowany. Pierwszym elementem jest oddelegowanie zadań, czyli przekazanie zespołowi jasno określonych schematów postępowania w danej sytuacji. Schematy (procedury, instrukcje, diagramy przepływu) przygotuj tak, aby odzwierciedlały sposób, w jaki dotychczas Ty wykonywałeś dane zadania, szczegółowo opisując każdy krok i uwzględniając automatyczne pętle decyzyjne.
Drugim elementem jest oddelegowanie uprawnień, czyli zestawów zadań wzbogaconych o elementy samodzielnej decyzyjności. Przykładowo serwis klienta samodzielnie decyduje o rozstrzygnięciu reklamacji o wartości do 100 złotych, z uprawnieniem do decydowania na korzyść klienta.

3. Reaguj poprzez udzielanie zespołowi informacji zwrotnej.

Priorytetem jest przyłapywanie zespołu na tym, co zostało zrobione dobrze, w kontrze do wpajanego nam przez lata edukacji zachowania, polegającego na kreśleniu czerwonym długopisem popełnionych błędów. Błędy muszą być przeanalizowane wspólnie z zespołem bez dotykania ego, obwiniania, wzbudzania wstydu, w atmosferze nastawionej na wspólne odnalezienie rozwiązania, które będzie spójnie z wizją i wartościami organizacji.

Przygotuj siebie, zanim zaczniesz służyć innym.

Tradycyjny model przywództwa pozycyjnego jest oparty na głęboko zakorzenionej kontroli i poczuciu wyższości ze względu na zajmowane stanowisko. Zredukowanie kontroli i mentalne zejście do miejsca, w którym znajduje się zespół, jest koniecznym pierwszym krokiem, ponieważ jeżeli lider na górze jest sam, to oznacza tylko, że nikt za nim nie podąża.

Zmiana mentalności lidera wydaje się na pierwszy rzut oka trudna, ponieważ natychmiast na drodze staje ego, które broni starego porządku i przekonuje, że taka zmiana obniży poczucie własnej wartości i doprowadzi do utraty autorytetu. To normalny mechanizm wbudowany w każdego człowieka i istnieje wiele metod, które pomagają zaakceptować i ominąć własne ego. Bez tego pierwszego kroku nie przesiądziesz z Poloneza do Bentleya i wbrew pozorom wcale nie wymaga to wysiłku czy szczególnych poświęceń.

W kolejnym kroku lider ma za zadanie nabyć kluczowe cechy przywódcy służebnego:

1. Mądre zaufanie.

Mądre zaufanie jest rzadko spotykane w tradycyjnym przywództwie pozycyjnym. Liderzy pozycyjni są przekonani, że to właśnie oni najlepiej wykonają dane zadanie i operacyjna praca nie zostanie prawidłowo wykonana bez ich udziału. Brak zaufania wobec zespołu w rezultacie powoduje brak zaufania wobec lidera i tym samym śmierć kreatywności ze strachu przed odwetem lidera, jeszcze zanim ta kreatywność się narodziła. Wyczuwalny brak zaufania dodatkowo wywołuje wątpliwości związane z prawdziwymi wartościami i celami organizacji, co w rezultacie utrzymuje motywację na niskim poziomie. Zastanów się, czy poprzez zaufanie chcesz pozwolić osiągnąć ponadprzeciętne wyniki swojemu zespołowi i tym samym zwiększyć zyski swojej firmy, czy ufasz tylko sobie i Twoje intencje nie są postrzegane jako jednoznaczne?

2. Budowanie relacji.

Budowanie relacji jest kluczowe niezależnie do tego kim jesteś i w jakim środowisku się znajdujesz. Zawsze zajdziesz dalej i szybciej przy pomocy innych, niż działając wyłącznie na własną rękę. Budowanie relacji to proces, którego wybrane wytyczne przedstawiam na podstawie książki „Jak zdobyć przyjaciół i zjednać sobie ludzi”, którą napisał Dale Carnegie i do której regularnie wracam, a pisanie tego tekstu jest doskonałym pretekstem do kolejnej powtórki. Wytyczne budowania relacji w pigułce:
Nie krytykuj. Nie potępiaj. Nie pouczaj. Szczerze i uczciwie wyrażaj uznanie. Wzbudź w innych szczere chęci. Okazuj ludziom szczere zainteresowanie. Uśmiechaj się. Pamiętaj, że właśnie imię i nazwisko to dla człowieka najsłodsze i najważniejsze spośród wszystkich słów świata. Bądź dobrym słuchaczem. Zachęcaj rozmówcę, aby mówił o sobie samym. Mów o tym, co interesuje Twojego rozmówcę. Spraw, aby rozmówca poczuł się ważny i zrób to szczerze. Zwyciężaj spór poprzez unikanie kłótni. Nigdy nie mów „nie masz racji”. Natychmiast przyznawaj się do błędu. Pozwól rozmówcy się wygadać. Przyjmuj punkt widzenia Twojego rozmówcy. Zadawaj pytania, zamiast wydawać rozkazy.

3. Podejście sytuacyjne.

Różnorodność osobowości, suma doświadczeń i talentów jednostki, nie pozwala na traktowanie każdej osoby dokładnie w ten sam sposób, w oczekiwaniu na te same rezultaty. Musisz zidentyfikować talenty każdego członka zespołu i wykorzystywać je do odpowiadających im zadań. Dodatkowo każdy z nas jest na różnych poziomach rozwoju nie tylko ogólnie, ale też i w zakresie danej kompetencji. Specjalista z wieloletnim doświadczeniem, awansowany na stanowisko kierownicze jest na najwyższym poziomie rozwoju swojej specjalizacji, ale jako lider stawia pierwsze kroki i wymaga do momentu awansu innego podejścia, niż dotychczas. Osoba biegła w księgowości, po przejściu do łańcucha dostaw, wymaga, pomimo swojego bogatego rachunkowego doświadczenia, intensywnego szkolenia i budowania nowych przekonań.

Podsumowanie:

1. Zacznij od wewnętrznej przemiany.
2. Zdefiniuj i zakomunikuj wartości, wizję, przyczyny i cele.
3. Odwróć hierarchię organizacji ze służby liderowi, do służby zespołowi i w rezultacie klientowi. Buduj mądre zaufanie.
5. Buduj relacje.
6. Oddeleguj zadania i uprawnienia.
7. Reaguj poprzez udzielanie zespołowi informacji zwrotnej.
8. Stosuj podejście sytuacyjne.


Wspaniałego dnia i wszystkiego dobrego!
Przemysław Okoń
przemyslawokon.pl