3 genialne narzędzia produktywności do zastosowania w pracy z Zespołem

Skutecznieefektywny.pl

Dzisiaj oddaję klawiaturę Robertowi Szewczykowi, autorowi bloga Skutecznieefektywny.pl. Robert przygotował dla Ciebie prezent i wręczy Ci go na końcu artykułu.

Pamiętam doskonale ten dzień, w którym pierwszy raz miałem okazję zostać liderem i zarządzać własnym zespołem. Mój ówczesny Dyrektor z powodów zdrowotnych musiał iść na dwutygodniowy urlop, a ja stwierdziłem, że to idealny moment, aby spróbować czegoś nowego w moim życiu. 

Żyłem w błogiej nieświadomości i przekonaniu, że zarządzanie zespołem jest banalnie proste. Przecież rola lidera sprowadza się wyłącznie do wydawania poleceń, czy ustalania konkretnych zadań i celów dla zespołu – oj, jak bardzo wtedy się myliłem…

Produktywność i zaangażowanie mojego zespołu z dnia na dzień były coraz niższe, co przekładało się bezpośrednio na osiągane przez nas wyniki. Nie wiedziałem co i jak mogę zrobić, aby to naprawić. Nie znałem kompletnie żadnych narzędzi, które miałyby realny wpływ na wzrost produktywności, a tym samym efektywności pracy mojego zespołu. To była bardzo bolesna i cenna lekcja, którą zapamiętam do końca życia.

Być może sam musisz lub będziesz musiał zmierzyć się z podobnym problemem do tego, który dopadł mnie jakiś czas temu. Zdaje sobie sprawę z tego, jak musisz się teraz czuć – zapewne w Twojej głowie, pojawia się niepewność, której towarzyszą różne pytania:

Jak mogę wpłynąć na produktywność mojego Zespołu?

Z jakich sprawdzonych rozwiązań i narzędzi liderskich mogę skorzystać? 

Jak pracować nad efektywnością współpracy bez wielkich inwestycji, czy przeprowadzania zmian w moim Zespole?

Co mogę zrobić, aby osiągnąć zauważalne efekty?

Spokojnie! Pomimo tego, że powyższa sytuacja z pozoru mogłaby się wydawać kompletną klapą, to wiele mnie nauczyła, a z biegiem czasu udało mi się uporać z powyższym problemem. Dlatego w tym wpisie znajdziesz odpowiedź na nurtujące Cię pytania oraz sprawdzone narzędzia produktywności, które z powodzeniem możesz zaimplementować w pracy ze swoim  Zespołem (i nie tylko).

Oto 3 Genialne Narzędzia Produktywności Do Zastosowania w Pracy z Zespołem:

1. Osiągaj więcej rezultatów robiąc mniej

Znany mówca, trener i autor książek skupiających się na zagadnieniach związanych z przywództwem – John C. Maxwell, uważa, że tym, co odróżnia prawdziwego Lidera od amatora, jest myślenie z wyprzedzeniem i przypisywanie właściwych priorytetów określonym zadaniom. Maxwell w swojej książce pt. “Bądź Liderem!” opisuje jedno z najbardziej użytecznych narzędzi do ustalania priorytetów dla każdej osoby i organizacji – zasadę Pareto.

Zasada Pareto mówi o tym, że 20 procent twoich priorytetów będzie źródłem 80 procent Twoich wyników, o ile poświęcisz swój czas, energię, zasoby finansowe i zaangażowanie ludzi (Zespołu) 20 procentom swoich najważniejszych priorytetów. Całkowicie się z nim zgadzam i aby Ci to lepiej zobrazować, cofnijmy się trochę w czasie…

Na początku mojej drogi miałem jeden zasadniczy problem – zacząłem poświęcać coraz więcej czasu na pracę, a mimo to nie widziałem większych efektów. Tak jak większość ludzi błędnie myślałem, że im więcej czasu będę poświęcać na pracę, tym szybciej osiągnę sukces. Myliłem się…

Ja, Ty, czy każdy inny człowiek mamy określoną pulę zadań, które musimy wykonać w ciągu dnia. Wykonanie każdego z nich, w większości przypadków może zabierać bardzo zbliżoną lub taką samą ilość czasu. Natomiast jedno lub dwa zadania przekraczają kilkunastokrotnie wartość każdego z pozostałych. 

Pamiętaj – nie chodzi o to, aby pracować ciężko, ale o to, aby pracować mądrze!

Produktywność Pareto

2. Robisz To Do List? Przestań

Produktywność To Do List

Zapewne do tej pory skupiałeś się tylko i wyłącznie na liście rzeczy, które masz do zrobienia tzw. TO DO LIST. Utrzymywałeś ją prostą i aktualizowałeś, przechodząc od jednego zadania do drugiego.

Bardzo łatwo jest wpaść w pułapkę i poddać się pędowi wykonywania zadania za zadaniem, z których większość tak naprawdę nie wnosi za wiele wartości dodanej. W pracy wiele zadań domaga się Twojej uwagi, z których tylko niektóre przekładają się na pożądany przez Ciebie rezultat. Dlatego równie istotne co robienie rzeczy, które są ważne, jest unikanie rzeczy, które nie wnoszą żadnej wartości do naszej pracy, czy życia.

Czy kiedykolwiek pomyślałeś o stworzeniu listy rzeczy nie do zrobienia? 

Mam dla Ciebie naprawdę potężne narzędzie, które w bardzo łatwy sposób pomoże zwiększyć produktywność oraz skuteczność w Twoim zespole – NOT TO DO LIST. Wpisz na nią wszystkie te rzeczy, które marnują czas, energię, czy obniżają skupienie Twojego zespołu. 

Nadmiar zadań, może prowadzić do tworzenia presji, czy być źródłem stresu, a to ewidentnie nie sprzyja produktywności – przecież nikt nie lubi pracować w nerwowej atmosferze!

Jakiś czas temu uświadomiłem sobie, że poświęcam zdecydowanie za dużo czasu na tworzeniu “perfekcyjnych” postów na moje media społecznościowe, czy pisaniu “idealnych” maili. O ile wysiłek ten  jest uzasadniony w niektórych, ważnych przypadkach, o tyle jest zbędny w większości prostych treści i maili. 

Przez takie działanie i mój nadmierny perfekcjonizm poświęcałem sporo czasu oraz energii na rzeczy, które nie miały większego przełożenia na moje życie i mogły zostać zrobione dużo szybciej, ustępując miejsca ważniejszym zadaniom. 

Chociaż nadal całkowicie nie pozbyłem się tego problemu, to powyższa lista pomogła mi bez wyrzutów sumienia zredukować ilość rzeczy, które mam do zrobienia, a tym samym zaoszczędzić trochę czasu, dzięki czemu zwiększyła się moja chęć do działania i produktywność.

3. Niesamowite narzędzie, które pomoże Ci skutecznie zarządzać czasem

Produktywność Pomodoro

Pewnie bardzo dobrze znasz to uczucie, kiedy rano dzwoni budzik… a Ty najchętniej zostałbyś cały dzień w łóżku, ponieważ zdajesz sobie sprawę z natłoku obowiązków i rzeczy, które masz dziś do zrobienia. Pomału zaczynasz czuć się przytłoczony.

W Twojej głowie zaczynają się kłębić rozmaite myśli. Zaczynasz wątpić w to, że uda Ci się wszystko ogarnąć, pomimo tego, że do wieczora pozostało jeszcze dużo czasu. Czujesz się tak, jakbyś za chwilę miał do przebiegnięcia cały maraton, bez żadnego przygotowania i przerwy.

Powyższa sytuacja może wynikać z braku samodyscypliny, czy odpowiednich umiejętności zarządzania sobą w czasie, ale spokojnie! W takim przypadku bardzo pomocna może okazać się technika pomodoro.

Dzięki zastosowaniu powyższej metody czas stanie się Twoim sprzymierzeńcem, przestaniesz być podatny na różnego rodzaju rozpraszacze, czy unikniesz uczucia przepracowania i wypalenia. 

Nazwa tej techniki wywodzi się od kuchennego czasomierza w kształcie… pomidora (szok). Założenie jest bardzo proste – musisz skoncentrować całą swoją uwagę na danym zadaniu przez pełne 25 minut. W tym celu musisz pozbyć się wszelkich rozpraszaczy, które mogłyby przerwać Twój cykl pracy. 

Krótka instrukcja, jak skorzystać z powyższej metody (krok po kroku):

  1. Przygotuj swój czasomierz – może to być dowolne urządzenie, które odlicza czas (osobiście korzystam z aplikacji Focus-To-Do).
  2. Stwórz listę projektów lub zadań, które chcesz zrealizować.
  3. Pozbądź się wszystkich rozpraszaczy.
  4. Ustaw timer na 25 minut.
  5. Zacznij pracę (polecam zostawić timer w zasięgu wzroku, tak abyś wiedział, ile zostało Ci do końca).
  6. Po jednym pełnym cyklu pracy (25 minut) zrób sobie przerwę trwającą maksymalnie 5 minut.
  7. Rozpocznij kolejny cykl.
  8. Po 4 “pomodorze” zrób sobie dłuższą przerwę 20-30 minut.

Jak widzisz technika pomodoro jest bardzo prosta we wdrożeniu i nie wymaga praktycznie żadnych nakładów finansowych. Sprawdzi się równie dobrze w Twojej codziennej pracy, jak i w pracy z Zespołem. Wzrost produktywności i chęci do pracy GWARANTOWANY!

PODSUMOWANIE:

Wykorzystaj powyższe narzędzia, aby zadbać o wysoki poziom produktywności oraz efektywności w swoim Zespole. Niniejsze metody znajdą również zastosowanie w Twoim codziennym życiu. Jestem przekonany, że z ich pomocą unikniesz problemów podobnych do tych, z którymi przyszło mi się mierzyć w przeszłości.

Jeśli chciałbyś poznać więcej sposobów na to, aby pracując krócej, osiągać jeszcze więcej rezultatów, to nie czekaj i pobierz mojego ebooka – całkowicie za darmo!

Skutecznieefektywny.pl

Podziel się!